■内容証明郵便■
★ 内容証明郵便とは
★ 内容証明郵便の書き方
★ 内容証明郵便の出し方
★ 内容証明郵便の効果
★ 内容証明郵便の利用法
内容証明郵便証明とは

 @どのような内容の手紙を
 Aいつ相手に出したかということを
 B郵便局で証明してくれるものです。
 C配達証明を付ければ、いつ相手に届いたかということも証明してくれます。

自分の意思を相手に伝えるには様々な方法がありますが、一般的には直接会って話す、電話で話す、手紙を書く、FAXで送る、その他最近ではメールなどといった方法があります。
しかし、自分の意思を相手に確実に伝えたことを証明する証拠にはなりません。
特に直接会って話したり、電話で話したような場合には録音でもしない限り、何の証拠も残らないでしょう。
手紙やFAXであれば、コピーを残しておけば、そのような文面を作成したことはわかりますが、それを相手に間違いなく送ったということは証明できません。
手紙の場合でも、普通郵便であれば相手に届いたことを郵便局が証明してくれるわけでもありません。書留や配達証明といった方法もありますが、相手に配達したことを証明してはくれても、手紙の内容までは郵便局もわかりませんから証明することもできません。

クーリングオフなどのように、必ず書面で、しかも一定の期間内に郵送したことを証明しなければならないような場合には、それを証明できることが大切です。
なぜなら、悪質業者のような場合は、クーリングオフの通知を出したとしても、届いていないだとか、クーリングオフの期間が経過しているとかといったことを言い出すことも十分に考えられます。
そのような場合、消費者としては、クーリングオフ期間内にクーリングオフの通知を出したことを証明しなければなりません。

そのような場合に効果を発揮するのが内容証明郵便なのです。
クーリングオフを内容証明郵便で出すことで、クーリングオフという意思表示をいつ出したかということを郵便局が証明してくれます。

つまり、どのような内容の手紙(通知)をいつ出したかということを簡単に証明することができるのです。

もちろん内容証明郵便はクーリングオフ以外にも、商品の代金の請求、貸したお金の返済請求、損害賠償や慰謝料などの請求、といった自分の権利を主張したり、相手の義務を催促したりするような場合にも、証拠を残すという目的以外にも効果的に利用することができます。

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内容証明郵便の書き方

@内容証明郵便には決められた用紙があるのでしょうか?

内容証明郵便を書くための用紙には特に決まりがありません。
便箋でも白紙のコピー用紙でもOKです。用紙の大きさにも特に決まりはありません。
文字は手書きでもワープロでも構いません。縦書きでも横書きでもOKです。
ただし、必ず守らなければならないルールがあります。それは一行に20字以内、一枚に26行以内ということです。
○○以内ということですから、少ない場合は問題ありませんが、この字数・行数を超えることはできません。
20字×26行ということですから、一枚に書ける文字数は最大520文字までということになります。もしこの文字数を超える場合は、2枚以上に書けばよいのです。
文房具店などに行けば、内容証明郵便専用の用紙も販売されております。これは原稿用紙のように赤色の枠で一行20字、一枚26行にマス目が印刷されています。
内容証明郵便はどのような用紙を使用してもよいので、専用の用紙を使用しなければないけないことはありませんが、専用の用紙を使用すれば、いちいち文字数を数える必要がなくなります。
ワープロなら文字数を数えるのは簡単ですが、手書きの場合は専用の用紙を使用すると便利です。

A同じものを3通作成する
内容証明郵便はまったく同じ内容の手紙を3通用意する必要があります。
1通は相手に郵送する分、もう1通は郵便局で保管する分、残りの1通は差出人の控えとなります。
ワープロなどで作成する場合は、同時に3通まとめて印刷すれば簡単でしょう。
手書きの場合は、1通書いて、それをコピーすればOKです。
市販の内容証明郵便専用用紙の場合は複写式になっているものもありますから、それを利用する方法もあります。
いずれにせよ、どのような方法であっても、必ず同じ内容のものを3通作成しなければなりません。

B実際の書き方
内容証明郵便を実際に作成する場合には、まず@字数・行数を守り、A同じものを3通作成するということを守らなければなりません。特に文字数は必ず守らなければなりませんので、もし制限文字数を超えているような場合は郵便局で受け付けてもらえませんから、注意してください。特に「、」や「。」などの句読点も一文字と数えますので注意してください。

使用できる文字
次に、使用できる文字・数字・記号などにも決まりがあります。
使用できるのは、ひらがな、カタカナ、漢字、数字、英字です。
「、」や「。」などの句読点やかっこ、その他一般的な記号も使用することができます。
つまり、日本人が普通に読むことができる文章を普通に書けば、まず問題はないでしょう。

枚数
次に、文字数の制限を守った場合に、必ずしも一枚で収まるとは限りません。
特に内容証明郵便の文章には長さの制限はありませんから、文字数の制限さえ守れば、枚数が2枚以上になっても構いません。ただし、そのような場合は、ホッチキスや糊で綴じた上で、つなぎ目に印鑑で割印する必要があります。内容証明郵便は必ず同じものを3通作成しなければなりませんから、3通すべて同じように綴って割印を押してください。

タイトル
内容証明郵便には一般的に、「通知書」、「通告書」、「○○請求書」などといったタイトルを付けることが多いようですが、必ずしもタイトルを付けなければいけないことはありません。
また、一般に手紙の場合は、文頭や文末に時候の挨拶などを書きますが、内容証明郵便ではそのような事は書きません。もちろん書いてはいけないことはありませんが、一般的にはできるだけ明瞭簡潔に書くことが多いため、そのような挨拶文などは省略します。
内容の文面にもよりますが、場合によっては「前略〜草々」などは書くこともよくあることです。

書き間違えたときの訂正や追加について
内容証明郵便はその証拠性を担保するために、改ざんすることはできません。従って、訂正する場合は必ず決められた方法で訂正する必要があります。
修正液で消したり、塗りつぶしたりしてはいけません。訂正や削除をした場合でも、どのような文字を訂正したのか、あるいは削除したのかがわかるようにしなければなりません。
一般的には、訂正又は削除後も読めるように、二本の線を引いて消します。そして訂正の場合は、その横に正しい文字を書き加えます。次に欄外または末尾の余白に○行目○字目、○字訂正、あるいは○字削除と書いて印鑑を押します。挿入追加の場合は、同様に挿入する箇所と字数につき○字加入と書き印鑑を押します。

差出人と受取人の書き方
内容証明郵便には必ず差出人と受取人の住所氏名を書かなければいけません。書く場所は最初に書く場合もあれば最後に書く場合もありますが、一般的には文章の最後に、差出人の住所氏名、次いで受取人の住所氏名を書きます。この時にどちらが差出人でどちらが受取人であるかを明確にするために、受取人の氏名には「受取人○○○○殿」などと書いたり、差出人の氏名に「通知人○○○○」などと書くこともあります。
また、差出人の氏名のあとに押印するのことが一般的ですが、必ず必要なものではありません。もちろん印鑑は実印などではなく認印でOKです。

日付け
内容証明郵便は郵便局の通信日付印が押されて差出日も証明されますので、必ずしも文面に日付を書く必要はありませんが、一般的には文末に日付を書きます。

封筒
封筒は特に内容証明郵便専用の封筒というものはありませんので、普通の封筒でOKです。
封筒の宛名や差出人の書き方なども普通の手紙の場合と同じように、表に受取人の住所氏名、裏に差出人の住所氏名を書きます。
受取人の氏名には一般的に○○○○殿というように「様」ではなく「殿」を用いることが多いようですが、もちろん「様」でも構いません。
注意すべきことは、内容証明郵便の文面に差出人と受取人の住所氏名を書いてあるわけですから、封筒の宛名と差出人も必ずそれと同じ住所氏名を書くことです。
内容証明郵便の出し方でも説明しますが、内容文書は封筒には入れず、従って封筒も封をせずにそのまま郵便局の窓口に出しますから、くれぐれも勝手に内容文書を封筒に入れて封をすることはしないように注意してください。

その他の注意事項
内容証明郵便には、本文である内容文書以外には、その他の文書などを同封することはできません。

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内容証明郵便の出し方

@郵便局の窓口に出す
内容証明郵便は必ず郵便局の窓口で出さなければなりません。
郵便ポストに投函した場合には内容証明郵便とは認められず普通郵便として扱われますから必ず郵便局の窓口に出してください。
また、郵便局であればどこの郵便局でも扱ってくれるとは必ずしも限りません。
ほとんどの郵便局であればまず問題ありませんが、まれに小さな郵便局では内容証明郵便を取り扱っていない場合があります。

郵便局の窓口では、内容文書3通と封筒1通を揃えて出します。もちろん内容証明郵便であることを一言伝えなければなりません。
窓口で受け付けられますと、まず郵便局の職員によって内容文書の確認が行われます。これは「内容証明郵便の書き方で説明した内容証明郵便のルールが守られているかを確認されます。もしルールが守られていないような場合はその部分を指摘されますから、その場で訂正できる場合は訂正できるように訂正用の印鑑を持参した方がよいでしょう。
確認して問題がなければ、3通のうち1通を封筒に入れて封をするように言われますので、郵便局員立会いのもと、その場で封をし出します。郵便局員立会いのもとといっても実際には窓口でそのまま封をすればOKです。1通は差出人の控えとして返してくれますから、ご自分で大切に保管するために持ち帰ります。残りの1通はそのまま郵便局が保管するために預かることになります。そして最後に料金を支払って完了です。また内容証明郵便は書留扱いになりますので、書留郵便物受領証をもらってください。

A郵便局に持っていくもの
(1)内容文書3通
(2)封筒1通
(3)郵便料金
(4)訂正のために差出人の印鑑

B郵便料金
内容証明郵便を出す場合は、次の費用がかかります。

 ¥内容証明料

出す内容証明郵便の内容文書の枚数に応じた料金。

 ¥書留料
書留扱いとなりますので、書留料

 通常郵便物の料金
普通に手紙を出す場合に必要となる郵便料金です。
一般的には82円ですが、枚数が多くなると重さによって92円必要な場合もあります。

 配達証明料
配達証明は必ずつけなければいけないものではありません。
つけなくとも、内容証明郵便は出せます。
ただ、受取人が悪質業者などの場合を考えると、配達証明はぜひ付けることをお勧めいたします。
当事務所で作成して出す内容証明郵便には必ず配達証明を付けるようにしています。

内容証明郵便を出す場合の料金は以上のように、枚数などにより多少の違いはありますが、通常の場合であれば1,500円前後が多いようです。


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内容証明郵便の効果

内容証明郵便はすでに説明したように、いつ、どんな内容の手紙を出したかということを郵便局が証明してくれます。
しかし、それは郵便局が単に証明してくれるだけであり、強制力はありません。
例えば、内容証明郵便で売上代金などのお金の請求を出したからといって、強制力はまったくありません。
内容証明郵便を受け取った相手にはそれに対して返事を出す義務もありません。
つまり最悪の場合、内容証明郵便を出したとしても、無視される可能性もあるのです。
内容証明郵便そのものには強制力がないわけですから、受け取った相手も必ず内容証明郵便に書いてあることに従わなければならないわけでもありません。
あくまで、いつ、どんな内容の手紙を出したかということだけを証明することができるだけです。

では、内容証明郵便にはたいした効果は期待できないのでしょうか?
確かに強制力がないということだけを捉えればそれほど効果は期待できないのかもしれません。
しかし、実はそうではありません。内容証明郵便には確かに強制力はありませんが、相手に心理的プレッシャーを与える効果が非常に高いのです。
内容証明郵便はその形式上、明らかに普通の手紙とは違うことが見てわかります。
いかにも格式ばった正式な書面に見えるはずです。
そういった見た目を利用して、郵便局の証明以上の効果を期待することができるのです。
これまでに内容証明郵便を受け取ったという方はそれ程いないと思います。
しかし、実際に受け取ったことのある人にしかわからないと思うのですが、内容証明郵便を受け取ると非常に嫌な気持ちになります。何か自分が悪いことをしたかのような錯覚を受けます。もちろん払わなければいけない売掛代金や飲み屋のツケを払わないような場合は確かに悪いことをしていることは自分でもわかるでしょうが、それでもそのような内容証明郵便を受け取ると、このまま放置すれば次は裁判を起こされるかもしれないといった不安を感じるはずです。実際に内容証明郵便には「いついつまでに支払わないような場合には法的手段を講じる」などと書かれていることが多いものです。
以上のように、内容証明郵便が相手に与える心理的圧力は非常に高いものとなるのです。
売掛代金や飲み屋のツケをいくら電話や手紙で請求しても、まったく支払わなかった人が、内容証明郵便で請求しただけで、素直に支払ってくれるということがよくあるのは、このような心理的圧力を利用した内容証明郵便の効果なのです。

内容証明郵便には、なぜそのような心理的効果があるのでしょうか?
内容証明郵便は普通の手紙や請求書とは違い、格式ばった用紙や形式で書かれています。文書の至る所には印鑑が押されています。末尾には郵便局長の証明印が押されています。明らかに普通の手紙や請求書とは違うことは一目瞭然です。
このように、普通の手紙や請求書とは明らかに違った郵便物を受け取ることで、受け取った相手には、普通とは違う、裁判や強制執行などの法的手段をとられるかもしれない、あるいは警察に訴えられるかもしれない、そんな心理的圧力を与える効果が内容証明郵便にはあるのです。
内容証明郵便の効果は確かに郵便局の証明という目的もありますが、それ以上に内容証明郵便の本当の効果は相手を心理的に動揺させ、さらに威圧する心理的圧力が非常に高いということなのです。

当事務所で作成する内容証明郵便には全て「行政書士 藤波高幸」と「職印」が入ります
これにより、法律の専門家が作成した、または関与していることが相手にも伝わり、その心理的圧力効果はさらに高いものとなります。

当事務所では内容証明郵便の作成につきまして、無料メール相談を行っております。

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内容証明郵便の利用法

@内容証明郵便を上手に使う
内容証明郵便にはすでに説明したように、いつ、どんな内容の手紙を出したかということを郵便局が証明してくれることと、心理的圧力を相手に与えるといった2つの効果があります。
クーリングオフなどのように、こちらの意思を相手に確実に伝える必要がある場合には郵便局が証明してくれることで十分な効果が果たせます。売掛金などの請求の場合には、相手に心理的圧力を与えることで、その目的を達成することができる場合もあります。内容証明郵便を利用する場合には、その目的と効果や、出すタイミングを検討することで、より効果的に内容証明郵便を利用することができます。

A内容証明郵便にしなければならない場合、またはした方がよい場合
 ★クーリングオフの通知
クーリングオフは一定の期間(8日間〜20日間以内)が過ぎるとできなくなります。
クーリングオフをする場合には期間内に出したことを証拠として残すために内容証明郵便を使うことが一般的です。

 ★契約を解除する場合
契約を解除する場合にも、確実に相手に契約を解除する意思を伝える必要があります。
その契約を解除するということを相手に伝えたという証拠として内容証明郵便を使います。

 ★時効を中断させる場合売掛金の請求、飲食店のツケ、貸したお金など人に対して何かを請求する権利は一定の期間が経過すると時効によって消滅してしまいます
売掛金は2年、飲食店のツケは1年で時効消滅してしまいます。
単に電話や普通の手紙や請求書などで催促したとしても、この時効をストップさせることはできません。
その時効の進行をストップさせるために、内容証明郵便による請求が有効となるのです。
もっとも内容証明郵便で時効を中断させることができるのは内容証明郵便による請求を出してから6ヶ月以内とされています。
消滅時効が迫っているような場合は、とりあえず内容証明郵便で時効を中断しておき、その後6ヶ月以内に裁判上の手続きなどによって正式に時効を中断させればよいのです。

 ★金銭の請求をする場合
普通に請求したぐらいでは中々支払ってくれない場合でも内容証明郵便の心理的圧力効果を利用することで比較的簡単に支払ってもらえる場合があります。

 ★相手が約束を守らない場合
この場合にも内容証明郵便の心理的圧力を利用して、相手に約束を守らせることが期待できます。

 ★相手の考えを探る場合
この場合は、内容証明郵便を相手が受け取ったら、返事を出さざるを得ないような書き方といったテクニックも必要です。

 ★債権譲渡をする場合
債権を第三者に譲る場合には、譲り渡す人が債務者に対して、誰に債権を譲渡したかということを通知をしなければいけません。
この場合の通知には確定日付ある証書によって通知する必要があります。
この確定日付のある証書による通知というのが、内容証明郵便のことなのです。

 ★債権を放棄する場合
商売をしている場合、取引先の倒産や止むを得ない事情などによって売上代金が回収できなかったり、回収を諦めなければならないことがあります。
そのまま帳簿上に未回収債権として計上しておくことは、その売掛金債権はいつまでも資産ということになってしまいます。この売掛債権を放棄すれば帳簿上、損金として処理することができます。このように税金対策として債権を放棄する場合にも内容証明郵便によって証拠を残す必要があります

B内容証明郵便を出してはいけない場合
相手に誠意があり話し合いで解決できそうな場合、トラブル解決後も相手と付き合いを続けていきたい場合、相手が倒産や夜逃げをしそうな場合などには、内容証明郵便を出してはいけません。内容証明郵便を出すことで相手を刺激してしまい、結果的にトラブルの解決を遅らせる場合や、その後の相手との関係に支障をきたす場合があります。
内容証明郵便は言わば宣戦布告です。相手が応戦するであろうと思われる場合や逃げ出さざるを得ないような状況が予測される場合には内容証明郵便は逆効果となります。
そのような場合は内容証明郵便といった強硬手段は利用しない方が賢明です。
内容証明郵便にはすでに説明したように相手に対して非常に大きな心理的プレッシャーを与える効果がありますので、このような場合には注意が必要です。

C内容証明郵便は相手の証拠にもなってしまう
内容証明郵便で出した手紙の内容は同時に全て相手の証拠ともなってしまいます。
従って、自分にとって不利となることは書かないようにする注意が必要です。
また、いくら自分の権利や主張を相手に伝えるといっても、あまり過激な文面はよくありません。相手の感情を逆なでするばかりでなく、場合によっては強迫、恐喝などとなってしまう可能性もありますので、十分な注意が必要です。

D内容証明郵便を出した後の次の手を考えておく
内容証明郵便を出したからといって必ずしもトラブルが解決するとは限りません。
場合によっては、少額訴訟、支払督促、訴訟、差押さえ、刑事告訴などといった法的手続きが必要になる可能性もあります。
そのような次の手を考えて内容証明郵便を書くことも非常に重要です。
(注)当事務所では少額訴訟、支払督促、訴訟、差押さえといった法的手続きを業務として依頼を受けることはできません。(告訴状・告発状の作成は可能です。)

E内容証明郵便が相手に届かずに戻ってきた場合
内容証明郵便を出したからといって必ず相手に届くとは限りません。クーリングオフのように出しただけで法的効果の発生する場合もありますが、相手に心理的プレッシャーを与えることを目的に内容証明郵便を出すような場合は、相手に届かなければ意味がありません。
内容証明郵便が相手に届かなかった場合には、差出人に戻ってきます。その場合には次のような理由が考えられます。

 ★受取り拒絶
内容証明郵便だけでなく、普通郵便の場合でも、受取人が郵便物の受け取りを拒否することができます。郵便物は受取人が受け取りを拒否した場合には郵便局は差出人に返送することになっています。
この場合は、受取り拒否と書かれて、差出人に戻ってきます。
法律上、相手に伝えたい意思表示は相手に到達すればよいことになっています。
つまり、いくら受取り拒否をしたとしても、相手には到達しているわけですから、その法律効果は有効となります。
ただし、すでに内容証明郵便の効果で説明したように心理的圧力を与えることが目的である場合には、その効果はほとんどありません。そのような場合には戻ってきた内容証明郵便の手紙をそのまま普通郵便で出すといった方法もあります。
この場合は、内容証明郵便の目的である、いつ、どんな内容の文面を出したかということを郵便局で証明してもらうことはできません。しかし、相手に心理的圧力を与えるという目的は達成することはできるでしょう。
はじめに説明したように内容証明郵便には強制力はありませんから、受け取ったからといって特に問題はないはずなのですが、やはり内容証明郵便の心理的効果から、受け取ってはいけないと相手に思わせてしまう場合があります。そのため内容証明郵便と聞いただけで受け取りを拒否するような場合もあるのですが、普通郵便であればそのような警戒もなく、そのまま受け取り開封する可能性が十分にあります。郵便物は一旦開封するともはや受け取り拒否で返すことはできなくなります。もちろん受け取り拒否をするしないにかかわらず、手紙の文面を読んでくれさえすれば、心理的圧力を与える効果は十分にあると思います。

 ★相手が留守の場合
内容証明郵便は書留扱いですので、配達した際に必ず印鑑をもらわなければいけません。
したがって、内容証明郵便に限らず書留郵便や小包などの場合は、そのまま郵便受けに入れておくことはできません。従って留守の場合には郵便物を郵便局で保管しているので、いついつまでに受け取りにきてくださいといった紙をポストに残して郵便局に持ち帰ることになります。
相手が郵便物の不在票を見て、郵便局に取りに来てくれれば問題ないのですが、不在票を無視する場合、不在票そのものに気付かない場合、長期の留守による不在の場合などは、最終的に不在のため配達できなかったと書かれて、差出人に戻ってきます。
このような場合でも、相手に心理的圧力を与えることが目的である場合には普通郵便で送ることによって、それなりの効果は期待できますが、郵便受けに届いている郵便物そのものを見ないような人には効果はないでしょう。

 ★宛先不明の場合

そもそも受取人の住所や氏名が間違っていた場合や相手がすでに引っ越してしまっている場合、倒産などで夜逃げをしている場合など、その住所に受取人が居ないような場合には宛先不明で戻ってきます。この場合は宛先不明と書かれて、差出人に戻ってきます。
このような場合は、内容証明郵便に限らず普通郵便でも届くことはありません。
従いまして、相手に何らかの心理的圧力を与えることを目的とした内容証明郵便の場合は、相手の住所が不明である以上、どうすることもできません。
ただし、内容証明郵便の目的が、契約解除や債権譲渡などの一方的な通知が目的の場合は裁判所による公示送達という方法によって、内容証明郵便に代えてその効果を生じさせることができます。

当事務所では内容証明郵便の作成または内容証明郵便の作成に関するご相談に応じております。お気軽に無料メール相談をご利用ください。

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